Thư ngỏ là tấm danh thiếp dài hơn của doanh nghiệp: nó thay bạn giới thiệu công ty khi chưa có cơ hội ngồi nói chuyện trực tiếp. Với đơn vị đi chào hàng, mời hợp tác hay xin tài trợ, một tờ thư ngỏ in tử tế tạo cảm giác nghiêm túc hơn hẳn so với gửi tin nhắn hay email chung chung. Bài viết này giúp doanh nghiệp ở Hạ Long biết thư ngỏ nên có gì và in thế nào cho đúng.
Thư ngỏ dùng khi nào?
Thư ngỏ thường được dùng trong mấy tình huống quen thuộc: giới thiệu công ty và dịch vụ khi tiếp cận khách hàng mới; mời hợp tác với đối tác, đại lý, nhà cung cấp; mời tài trợ cho chương trình, sự kiện, giải đấu; và gửi kèm hồ sơ năng lực khi tham gia thầu hoặc chào giá.
Điểm chung là người nhận chưa biết nhiều về bạn. Vì vậy thư ngỏ cần trả lời nhanh ba câu: bạn là ai, bạn làm được gì cho họ, và liên hệ bằng cách nào.
Nội dung một tờ thư ngỏ nên có
Phần đầu: logo, tên đầy đủ công ty và một câu định vị ngắn gọn về lĩnh vực hoạt động.
Phần thân: lời chào, giới thiệu ngắn về công ty (thành lập năm nào, làm mảng gì, quy mô ra sao), sau đó là phần quan trọng nhất — bạn mang lại gì cho người nhận. Đây là chỗ nhiều thư ngỏ viết hỏng vì chỉ kể về mình mà quên nói lợi ích của đối phương.
Phần cuối: lời mời hợp tác, thông tin liên hệ đầy đủ gồm địa chỉ, số điện thoại, website, và chữ ký kèm chức danh người gửi. Nếu là thư mời tài trợ thì thêm phần quyền lợi nhà tài trợ.
Độ dài hợp lý là gọn trong một trang A4. Thư ngỏ dài hai ba trang thường bị đọc lướt rồi bỏ xuống.
Thư ngỏ gọn trong một trang A4, bố cục ba phần rõ ràng.
In trên giấy gì?
Phổ biến nhất là giấy couche vì màu in lên tươi và sắc nét, hợp khi thư ngỏ có logo màu và hình ảnh minh họa. Muốn cảm giác trang trọng hơn thì dùng giấy mỹ thuật có vân, cầm lên dày dặn, hợp thư gửi đối tác lớn hoặc thư mời tài trợ. Với số lượng lớn gửi rộng, giấy ford cũng đủ dùng và tiết kiệm hơn.
Có thể cán màng mờ để bề mặt mịn và đỡ bám vân tay. Các kỹ thuật như ép kim logo chúng tôi làm được nhưng chi phí cao hơn nhiều nên thường chỉ dùng cho số lượng ít gửi khách quan trọng.
Phong bì đựng thư ngỏ
Thư ngỏ gửi đi mà nhét trong phong bì trắng trơn thì mất một nửa hiệu quả. Chúng tôi làm phong bì nắp ngang có sẵn băng keo hai mặt ở nắp — bóc lớp bảo vệ rồi dán, không cần hồ, chuẩn bị số lượng lớn rất nhanh. Phong bì in logo và thông tin công ty theo cùng nhận diện với thư ngỏ bên trong, người nhận cầm lên đã thấy sự chỉn chu.
Thư ngỏ đi cùng hồ sơ năng lực và phong bì đồng bộ sẽ thuyết phục hơn.
Làm cùng bộ hồ sơ chào hàng
Thư ngỏ hiếm khi đi một mình. Bộ hồ sơ chào hàng đầy đủ thường gồm thư ngỏ, hồ sơ năng lực đóng quyển, catalogue giới thiệu sản phẩm, card visit của người phụ trách, đựng trong kẹp file hoặc bìa đựng hồ sơ in logo. Làm cùng một đợt thì màu sắc và font chữ khớp nhau, người nhận cảm nhận được sự đầu tư nghiêm túc.
Vài lỗi khiến thư ngỏ mất tác dụng
Chỉ nói về mình — kể dài dòng về công ty mà không nói người nhận được lợi gì. Không có lời mời hành động cụ thể — đọc xong không biết nên làm gì tiếp. Thông tin liên hệ thiếu hoặc sai — đây là lỗi đáng tiếc nhất, vì người ta muốn liên hệ mà không gọi được. Chữ quá nhỏ, dày đặc — thư ngỏ cần khoảng trắng để dễ đọc lướt.
Trước khi in số lượng lớn, nên nhờ một người chưa đọc bản thảo đọc thử. Người ngoài sẽ phát hiện ngay chỗ nào khó hiểu hoặc thiếu thông tin.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có nội dung thư ngỏ thì làm sao?
Bạn cung cấp thông tin công ty, dịch vụ và đối tượng muốn gửi, đội thiết kế sẽ dàn trang và trình bày. Phần câu chữ bạn nên tự viết hoặc duyệt kỹ vì chỉ bạn hiểu rõ nhất thế mạnh của mình.
Đặt số lượng ít có nhận in không?
Có. Nhận cả số lượng ít lẫn nhiều. Đơn ít thì giá mỗi tờ cao hơn so với đặt nhiều.
Có in cả phong bì cho đồng bộ không?
Có. Phong bì nắp ngang, có băng keo hai mặt dán sẵn, in logo theo cùng thiết kế với thư ngỏ.
Thư ngỏ và giấy mời khác nhau thế nào?
Giấy mời dùng để mời dự một sự kiện cụ thể, có thời gian và địa điểm. Thư ngỏ dùng để giới thiệu và đặt vấn đề hợp tác, không gắn với một buổi cụ thể nào.
Doanh nghiệp ở Hạ Long, Quảng Ninh cần in thư ngỏ, thư mời hợp tác? Nhắn Zalo 0982.824.566 kèm nội dung và số lượng, Phương Đông tư vấn chất liệu, dàn trang và làm maket duyệt trước khi in.
