Cuối năm là mùa hội nghị tổng kết, lễ kỷ niệm và các buổi gặp mặt đối tác. Tấm giấy mời là thứ khách nhận được đầu tiên, trước cả khi đến dự — nó cho người nhận cảm nhận ban đầu về mức độ chỉn chu của chương trình. Một tấm giấy mời in đẹp, chữ rõ, đủ thông tin cũng giúp giảm hẳn số cuộc gọi hỏi lại giờ giấc và địa điểm. Bài viết này dành cho cơ quan, doanh nghiệp và trường học ở Hạ Long đang chuẩn bị cho mùa hội nghị.
Giấy mời hội nghị gồm những gì?
Một bộ giấy mời hoàn chỉnh thường có tấm giấy mời và phong bì đựng. Tấm giấy mời có thể là một tờ phẳng in hai mặt, hoặc dạng gấp mở ra khi cần ghi thêm chương trình chi tiết bên trong. Phong bì chúng tôi làm là loại nắp ngang, có sẵn băng keo hai mặt ở nắp — chỉ cần bóc lớp bảo vệ rồi dán, không cần hồ. Kiểu này dán rất nhanh khi phải chuẩn bị hàng trăm phong bì và nhìn chuyên nghiệp hơn kiểu nắp tam giác thư tay.
Với hội nghị lớn, nhiều đơn vị làm thêm thư ngỏ gửi kèm để giới thiệu nội dung chương trình hoặc mời tài trợ.
Nội dung cần có trên giấy mời
Đây là phần dễ sót nhất. Một tấm giấy mời đầy đủ nên có: tên đơn vị tổ chức, tên chương trình, người được mời (chừa dòng để điền tay hoặc in sẵn từng tên), thời gian cụ thể gồm cả giờ và ngày, địa điểm ghi rõ địa chỉ, và số điện thoại liên hệ khi khách cần hỏi thêm.
Vài chi tiết nhỏ nhưng hữu ích: ghi rõ trang phục nếu chương trình có yêu cầu, và ghi hạn xác nhận tham dự nếu bạn cần chốt số lượng suất ăn hay chỗ ngồi. Hai dòng này giúp ban tổ chức đỡ vất vả khâu chuẩn bị rất nhiều.
Phong bì nắp ngang có băng keo dán sẵn, chuẩn bị số lượng lớn rất nhanh.
Chọn giấy và cách in
Giấy mời thường in trên giấy couche cho màu tươi sắc nét, hoặc giấy mỹ thuật có vân khi muốn cảm giác trang trọng và dày dặn hơn. Có thể cán màng mờ để bề mặt mịn và đỡ bám vân tay. Các kỹ thuật như ép kim tên chương trình chúng tôi làm được nhưng chi phí cao hơn đáng kể, nên thường chỉ dùng cho số lượng ít mời khách quan trọng.
Về màu sắc, nên bám theo màu nhận diện của cơ quan thay vì chọn màu ngẫu nhiên — giấy mời cũng là một phần hình ảnh đơn vị.
In sẵn tên khách hay chừa trống?
Cả hai cách đều dùng được, tùy quy mô. Chừa dòng trống để viết tay phù hợp khi danh sách khách còn thay đổi, hoặc khi muốn thể hiện sự trân trọng bằng nét chữ tay của lãnh đạo. In sẵn tên từng người trông chỉn chu và tiết kiệm công viết khi số lượng lớn, nhưng phải chốt danh sách sớm và rà soát thật kỹ — sai tên khách mời là lỗi rất khó xử.
Kinh nghiệm là dù chọn cách nào cũng nên đặt dư khoảng mười phần trăm, vì danh sách khách mời hầu như luôn phát sinh vào phút chót.
Đặt dư khoảng mười phần trăm vì danh sách khách mời hay phát sinh phút chót.
Làm cùng các hạng mục hội nghị khác
Giấy mời thường được đặt cùng đợt với các hạng mục khác của hội nghị để đồng bộ nhận diện: tài liệu hội nghị đóng quyển, biển chức danh để bàn cho chủ tọa và đại biểu, kẹp file đựng tài liệu, và thẻ tên cho ban tổ chức. Làm một lần cho tất cả vừa khớp màu sắc vừa đỡ mất công chạy nhiều nơi vào đúng dịp cuối năm bận rộn.
Nên đặt trước bao lâu?
Giấy mời cần gửi tới khách trước ngày tổ chức đủ sớm để họ sắp lịch, thường là một đến hai tuần. Tính ngược lại, bạn nên đặt in trước đó vài ngày để có thời gian duyệt maket và xử lý nếu cần sửa. Với đơn số lượng lớn hoặc có gia công thêm thì đặt sớm hơn. Nếu gấp, chúng tôi vẫn nhận, bạn cứ báo ngày cần có hàng để chúng tôi sắp lịch làm.
Câu hỏi thường gặp
Có làm cả phong bì đựng giấy mời không?
Có. Phong bì loại nắp ngang, có băng keo hai mặt dán sẵn, in logo và thông tin đơn vị theo cùng thiết kế với giấy mời.
Chưa có thiết kế thì sao?
Đội thiết kế lên mẫu theo yêu cầu và gửi maket duyệt trước khi in. Bạn chỉ cần cung cấp nội dung chương trình và logo đơn vị.
Đặt số lượng ít có nhận không?
Có. Nhận cả số lượng ít lẫn nhiều. Đơn ít thì giá mỗi tấm cao hơn so với đặt nhiều.
Có in sẵn tên từng khách mời được không?
Được, nếu bạn gửi danh sách. Cần rà soát kỹ tên và chức danh trước khi in vì sai thì phải in lại.
Xem đầy đủ checklist các hạng mục cần chuẩn bị cho hội nghị tại bài hội nghị tổng kết cuối năm cần in những gì.
Cơ quan, doanh nghiệp hay trường học ở Hạ Long, Quảng Ninh đang chuẩn bị hội nghị cuối năm? Nhắn Zalo 0982.824.566 kèm nội dung chương trình và số lượng, Phương Đông tư vấn chất liệu và làm maket duyệt trước khi in.
