Cuối năm là lúc mọi doanh nghiệp cùng cần in một thứ gì đó, và cũng là lúc những sai sót nhỏ trở nên đắt nhất — vì không còn thời gian để làm lại. Sau nhiều mùa Tết phục vụ khách ở Hạ Long, chúng tôi thấy các vấn đề lặp lại khá giống nhau. Bài viết này tổng hợp lại để bạn tránh trước, thay vì phải xử lý khi đã muộn.
Lỗi 1: Đợi sát ngày mới đặt lịch Tết
Đây là lỗi phổ biến và khó cứu nhất, vì lịch Tết không phải muốn in thêm là có. Các nhà sản xuất in một lượng nhất định cho cả nước, hết mẫu là hết. Thực tế đã có năm đầu tháng 12 hết sạch tất cả các loại lịch, khách đến chỉ còn cách đổi sang mẫu khác hoặc bỏ hạng mục này khỏi kế hoạch quà. Cũng có năm nhà cung cấp in nhiều thì còn đến đầu tháng 1, nhưng không ai đoán được trước.
Cách tránh: chốt số lượng và mẫu lịch từ tháng 10 đến tháng 11. Nếu định làm lịch thiết kế riêng thì bắt đầu sớm hơn nữa. Chi tiết các loại lịch xem tại bài in lịch Tết cho doanh nghiệp.
Lỗi 2: Chọn hạng mục gia công lâu mà không tính thời gian
Không phải hạng mục nào cũng làm nhanh như nhau. Bao lì xì bế khuôn riêng phải cộng thêm thời gian làm khuôn mới. Hộp bìa cứng lâu hơn hộp bìa mềm. Thiệp có ép kim lâu hơn thiệp in thường. Nếu bạn chọn phương án cao cấp mà chỉ còn một tuần thì gần như không kịp.
Cách tránh: ngay khi hỏi giá, hãy hỏi luôn thời gian làm của từng phương án rồi mới chọn. Nếu gấp, chọn phương án tiêu chuẩn — ví dụ in bao lì xì theo mẫu chuẩn thì không phải chờ làm khuôn và cũng không mất tiền khuôn.
Duyệt maket kỹ một lần đỡ hơn nhiều so với in lại cả lô.
Lỗi 3: Duyệt maket vội, in ra mới thấy sai
Cuối năm ai cũng gấp nên khâu duyệt mẫu dễ bị làm cho xong. Những lỗi hay lọt qua: sai một chữ trong tên công ty đối tác, sai số điện thoại, sai năm, thiếu tên một đơn vị trong danh sách. Với ấn phẩm số lượng lớn thì phát hiện sau khi in là phải bỏ cả lô.
Cách tránh: đọc to từng ký tự của số điện thoại và tên riêng thay vì đọc thầm; nhờ thêm một người chưa xem file đọc lại; và với đơn lớn thì in thử một bản để xem trên giấy thật trước khi chạy toàn bộ. Bên chúng tôi luôn gửi maket duyệt trước khi in, nhưng phần rà soát nội dung thì cần chính bạn xác nhận vì chỉ bạn biết thông tin nào đúng.
Lỗi 4: Gửi file sai định dạng
Gửi file Word rồi in ra thấy chữ nhảy dòng, lệch trang, font đổi kiểu — nguyên nhân là máy in không có font bạn dùng. Với file thiết kế thì lỗi hay gặp là chưa chuyển chữ thành đường nên mở ở máy khác chữ bị đổi.
Cách tránh: luôn xuất PDF khi gửi tài liệu; với file Corel hoặc Illustrator thì chuyển chữ thành đường hoặc gửi kèm font. Hướng dẫn chi tiết có trong bài nhận in theo file khách gửi.
Lỗi 5: Thiếu số lượng, phải in bù
Đếm thiếu vài tấm thiệp hay vài chục bao lì xì là chuyện thường xảy ra, nhưng in bù một lô nhỏ vào cận Tết thì vừa chậm vừa đắt hơn hẳn tính trên mỗi cái, đôi khi màu lô sau còn lệch nhẹ so với lô trước.
Cách tránh: cộng thêm khoảng mười phần trăm dự phòng ngay từ đơn đầu. Thiếu thì cuống, dư một ít thì để dành sang năm hoặc dùng cho khách phát sinh.
Lên kế hoạch sớm thì cuối năm nhẹ hẳn, không phải chạy theo từng hạng mục.
Nếu đã muộn thì sao?
Có những việc không lường trước được: kế hoạch quà bị duyệt muộn, số lượng thay đổi phút chót, hoặc phát hiện sai sót khi chỉ còn một ngày. Trong những tình huống này, chúng tôi vẫn nhận nếu đơn thực sự cần kíp và đủ khối lượng để bố trí người làm — kể cả phải làm ngoài giờ. Giờ làm việc chính thức là 7h30 đến 17h00 từ thứ Hai đến thứ Bảy, ngoài khung đó bạn gọi trước để chúng tôi xác nhận và sắp lịch. Kinh nghiệm xử lý hàng gấp có trong bài cần in gấp trong đêm phải làm sao.
Nhưng nói cho công bằng: có những thứ gấp cũng không cứu được, điển hình là lịch Tết đã hết hàng. Đó là lý do bài viết này nhấn vào việc đặt sớm hơn là nhấn vào chuyện làm gấp.
Câu hỏi thường gặp
Việc nào cuối năm nên làm sớm nhất?
Lịch Tết, vì phụ thuộc nguồn hàng của nhà sản xuất và hết là không đặt thêm được.
In gấp thì chất lượng có giảm không?
Không. Đơn gấp vẫn kiểm file trước khi in và rà thành phẩm trước khi giao. Chỉ là lựa chọn phương án sẽ hẹp hơn vì phải bỏ các hạng mục gia công lâu.
Nên đặt dư bao nhiêu phần trăm?
Khoảng mười phần trăm là mức nhiều khách áp dụng và thấy đủ an tâm.
Bạn đang lên kế hoạch in ấn cuối năm tại Hạ Long, Quảng Ninh? Nhắn Zalo 0982.824.566 sớm để Phương Đông tư vấn thứ tự nên làm và báo rõ thời gian từng hạng mục.
