Cuối năm là mùa hội nghị tổng kết, lễ kỷ niệm, gặp mặt đối tác. Một buổi hội nghị chỉn chu không nằm ở chỗ tốn kém, mà ở chỗ mọi thứ khớp nhau: giấy mời, tài liệu, biển tên trên bàn, thẻ tên ban tổ chức đều cùng một màu, một font chữ. Ngược lại, mỗi thứ một kiểu thì dù nội dung chương trình có hay đến đâu, cảm giác vẫn thiếu chuyên nghiệp. Bài viết này là bản checklist đầy đủ các hạng mục in ấn cho một buổi hội nghị, dành cho cơ quan, doanh nghiệp và trường học tại Hạ Long.
1. Giấy mời và phong bì
Đây là thứ khách nhận được đầu tiên, trước cả khi đến dự. Giấy mời cần đủ thông tin về thời gian, địa điểm, và nên có số điện thoại liên hệ để khách hỏi lại. Phong bì dùng loại nắp ngang có băng keo hai mặt dán sẵn, chuẩn bị số lượng lớn rất nhanh. Chi tiết nội dung cần có và cách chọn giấy xem tại bài in giấy mời hội nghị, tổng kết cuối năm.
2. Tài liệu hội nghị
Bộ tài liệu đặt trước mặt đại biểu gồm chương trình, báo cáo và phụ lục, đóng quyển để dễ lật khi vừa nghe vừa ghi. Kiểu đóng phổ biến nhất là lò xo nhựa vì mở xoay được và làm nhanh với số lượng nhiều. Đặc thù của khâu này là nội dung thường chốt sát ngày, nên cần nhà in quen với nhịp gấp. Xem thêm bài in tài liệu cuộc họp, hội nghị, tập huấn.
Tài liệu, kẹp file và giấy mời cùng một nhận diện thì bộ tài liệu trông liền mạch.
3. Biển chức danh để bàn
Biển tên trên bàn giúp đại biểu và người dự biết ngay ai đang phát biểu, ai ngồi ở vị trí nào. Chọn chất liệu theo vị trí: gỗ đồng trang trọng cho bàn chủ tọa, mica đế gỗ cho các bàn làm việc, mica chữ T linh hoạt và dễ thay nội dung cho bàn đại biểu — loại này còn tái sử dụng được cho các sự kiện sau. Cách chọn chi tiết có trong bài biển chức danh để bàn: chọn chất liệu nào.
4. Thẻ tên cho ban tổ chức
Ban tổ chức đeo thẻ tên giúp khách biết hỏi ai khi cần hỗ trợ, đồng thời nhìn cả đội cũng chuyên nghiệp hơn. Thẻ làm trên mica, kim loại hoặc nhựa tùy ngân sách; nên chọn kiểu nam châm nếu đồng phục là áo sơ mi mỏng vì không làm thủng áo. Xem thêm bài thẻ tên cài áo: ghim cài hay nam châm.
5. Trang trí không gian hội nghị
Backdrop sân khấu là hạng mục dễ thấy nhất trong ảnh chụp và tin bài sau sự kiện, nên cần in đúng màu nhận diện và chữ đủ lớn để đọc được từ xa. Kèm theo là standee chương trình đặt ở lối vào, băng rôn chào mừng, bảng chỉ dẫn khu vực. Phần thi công lắp đặt chúng tôi nhận theo lịch hẹn, nên cần báo trước ngày tổ chức.
Mọi hạng mục cùng một nhận diện thì cả hội trường nhìn liền mạch trong ảnh chụp.
6. Quà tặng và khen thưởng
Hội nghị tổng kết thường đi kèm phần vinh danh tập thể, cá nhân xuất sắc. Các hạng mục hay dùng gồm giấy khen, giấy chứng nhận và khung bằng khen, kỷ niệm chương, cờ lưu niệm. Nếu có quà tặng đại biểu thì đồ lưu niệm in logo như bình giữ nhiệt, cốc sứ là lựa chọn thực dụng, người nhận dùng được lâu dài.
Nên chuẩn bị theo trình tự nào?
Sớm nhất — giấy mời: vì phải gửi tới khách trước một đến hai tuần để họ sắp lịch. Chốt danh sách khách mời càng sớm càng đỡ cuống.
Tiếp theo — backdrop và các hạng mục thi công: cần đặt lịch lắp đặt, mà cận cuối năm là lúc thợ kín việc nhất.
Sau đó — biển chức danh, thẻ tên, kẹp file: phụ thuộc danh sách đại biểu, thường chốt được sau khi có phản hồi tham dự.
Cuối cùng — tài liệu hội nghị: vì nội dung hay chỉnh đến phút chót. Đây cũng là hạng mục làm nhanh nhất nếu chọn kiểu đóng phù hợp.
Vài kinh nghiệm để đỡ vất vả
Đặt dư khoảng mười phần trăm cho giấy mời, tài liệu và biển tên — danh sách đại biểu gần như luôn phát sinh vào phút chót, mà in bổ sung sát ngày thì vừa chậm vừa đắt hơn.
Rà kỹ tên riêng và chức danh trước khi duyệt maket. Sai tên khách mời hoặc sai chức danh trên biển là lỗi khó xử nhất, và phải làm lại từ đầu.
Làm trọn bộ tại một nơi nếu ngân sách cho phép: dùng chung một file thiết kế nên màu và logo khớp nhau, chỉ duyệt mẫu một lần, và không phải chạy nhiều chỗ vào đúng dịp cuối năm bận rộn.
Câu hỏi thường gặp
Có làm được trọn bộ tất cả hạng mục không?
Có. Chúng tôi làm trọn bộ theo cùng một nhận diện, hoặc từng phần tùy nhu cầu. Phần thi công lắp đặt nhận theo lịch hẹn.
Chốt nội dung sát ngày họp có kịp in tài liệu không?
Thường là kịp với các kiểu đóng nhanh như lò xo nhựa hoặc đóng ghim. Bạn báo trước ngày giờ họp để chúng tôi sắp lịch làm.
Nên bắt đầu chuẩn bị từ khi nào?
Giấy mời làm sớm nhất vì phải gửi trước. Backdrop và hạng mục thi công cần đặt lịch trước. Tài liệu làm cuối cùng.
Đơn vị nhỏ, ngân sách hạn chế thì ưu tiên gì?
Ưu tiên giấy mời và tài liệu hội nghị — hai thứ đại biểu trực tiếp cầm trên tay. Biển chức danh có thể dùng mica chữ T để tiết kiệm và tái sử dụng cho lần sau.
Cơ quan, doanh nghiệp hay trường học ở Hạ Long, Quảng Ninh chuẩn bị hội nghị tổng kết? Nhắn Zalo 0982.824.566 kèm ngày tổ chức và số lượng đại biểu, Phương Đông tư vấn trọn bộ hạng mục và sắp lịch làm kịp giờ.
