Hạ Long sống bằng du lịch, và khách lưu trú thường đánh giá một khách sạn qua những chi tiết rất nhỏ: chiếc thẻ tên trên áo lễ tân, tấm thẻ treo cửa phòng, quyển menu ở nhà hàng tầng dưới. Những thứ đó không tốn nhiều tiền nhưng quyết định cảm nhận về mức độ chuyên nghiệp. Bài viết này là bản checklist các hạng mục in ấn mà khách sạn, homestay tại Hạ Long thường cần.
1. Thẻ tên nhân viên
Với ngành dịch vụ, thẻ tên gần như là tiêu chuẩn tối thiểu — khách biết mình đang được ai phục vụ, còn nhân viên cũng có trách nhiệm hơn. Thẻ làm trên mica, kim loại hoặc nhựa, in logo và tên theo nhận diện khách sạn.
Lưu ý riêng cho khách sạn: đồng phục lễ tân thường là áo sơ mi mỏng, nên chọn kiểu nam châm thay vì ghim cài để không làm thủng áo. Ngoài ra còn có thẻ tên đổ keo — phủ một lớp keo nổi bóng lên bề mặt, nhìn dày dặn và sang hơn hẳn thẻ in phẳng. Chi tiết cách chọn xem tại bài thẻ tên cài áo: ghim cài hay nam châm.
2. Thẻ treo cửa phòng
Tấm thẻ treo vào tay nắm cửa, một mặt ghi "Xin đừng làm phiền", mặt kia "Xin dọn phòng". Khách chỉ cần lật mặt là bộ phận buồng phòng biết nên vào hay không — vừa tiện vận hành vừa tránh làm phiền khách đang nghỉ.
Thẻ in tên và logo khách sạn, làm theo kích thước phù hợp tay nắm cửa. Xem thêm tại bài làm thẻ nhựa PVC và thẻ treo cửa.
3. Biển chức danh tại quầy lễ tân
Biển tên đặt ở quầy lễ tân, quầy hướng dẫn hoặc phòng quản lý giúp khách biết liên hệ đúng người. Với khách sạn, mica đế gỗ thường hợp hơn cả — hiện đại, nhẹ nhàng, không quá nghiêm trang như kiểu gỗ đồng dùng cho cơ quan. Chi tiết ở bài chọn chất liệu biển chức danh để bàn.
Thẻ tên, biển chức danh và thẻ treo cửa cùng một nhận diện tạo cảm giác chỉn chu.
4. Menu nhà hàng, quầy bar trong khách sạn
Khách sạn có nhà hàng hoặc quầy bar thì menu là hạng mục không thể thiếu. Với Hạ Long đón nhiều khách quốc tế, nên cân nhắc menu song ngữ — khách tự đọc hiểu, nhân viên đỡ phải giải thích từng món. Xem bài in menu song ngữ cho quán ở Hạ Long.
Về chất liệu, menu bìa da thay ruột được rất tiện cho khách sạn vì giá món hay điều chỉnh theo mùa du lịch — chỉ cần in ruột mới lồng vào bìa cũ, không phải làm lại cả quyển.
5. Phong bì, giấy tiêu đề, kẹp file
Khách sạn làm việc thường xuyên với công ty du lịch và đơn vị lữ hành nên cần bộ văn phòng có nhận diện: phong bì in logo, giấy tiêu đề, và kẹp file đựng hợp đồng hoặc báo giá gửi đối tác. Bộ này tuy ít người để ý nhưng lại là thứ đối tác cầm trên tay khi ký kết.
6. Túi vải không dệt, túi giấy
Túi vải không dệt in logo dùng đựng đồ cho khách, đựng quà tặng hoặc phát cho đoàn khách — khách giữ lại dùng tiếp nên logo khách sạn theo họ về tận nhà, quảng cáo miễn phí trong nhiều tháng. Túi giấy có quai xách dùng cho quầy lưu niệm hoặc đựng đồ ăn khách mang đi.
Túi vải in logo được khách giữ lại dùng tiếp, mang thương hiệu đi xa hơn.
7. Những hạng mục dễ bị bỏ sót
Ngoài các thứ trên, khách sạn còn hay cần: bảng nội quy, bảng hướng dẫn đặt trong phòng; voucher giảm giá dịch vụ spa hoặc ăn uống cho khách lưu trú; card visit cho quản lý và bộ phận kinh doanh; thẻ nhựa cho nhân viên các bộ phận; và con dấu cho kế toán, lễ tân.
Dịp cuối năm còn có quà tặng khách hàng thân thiết và lịch Tết gửi công ty lữ hành, đối tác — thứ giúp khách sạn giữ mối quan hệ suốt cả năm sau.
Nên làm cùng một đợt hay làm lẻ?
Với khách sạn, làm cùng một đợt có lợi rõ: tất cả hạng mục dùng chung một file thiết kế nên màu logo và font chữ khớp nhau, khách bước vào thấy mọi thứ đồng bộ chứ không lệch lạc mỗi thứ một kiểu.
Nếu ngân sách chưa cho phép làm hết, thứ tự ưu tiên hợp lý là thẻ tên nhân viên và thẻ treo cửa trước — hai thứ khách tiếp xúc trực tiếp và nhìn thấy hằng ngày. Sau đó mới đến menu, rồi cuối cùng là bộ văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
Homestay nhỏ, số lượng ít có làm được không?
Được. Chúng tôi nhận cả số lượng ít, phù hợp homestay vài phòng hoặc khách sạn mới mở chưa cần đặt nhiều.
Có làm được menu tiếng Anh, tiếng Trung không?
Có. Chúng tôi làm menu song ngữ Việt – Anh và cả tiếng Trung. Bạn tự gửi bản dịch sang thì chuẩn hơn; nếu chưa có, chúng tôi dịch bằng công cụ hỗ trợ nhưng bạn nên nhờ người biết tiếng đọc lại trước khi in.
Nhân viên mới vào thì làm thêm thẻ tên được không?
Được. Bạn báo tên và chức danh, chúng tôi làm bổ sung theo đúng mẫu cũ đã lưu.
Khách sạn chưa có bộ nhận diện thì sao?
Đội thiết kế lên mẫu theo logo và phong cách khách sạn, gửi maket để bạn duyệt trước khi sản xuất.
Khách sạn, homestay ở Hạ Long, Quảng Ninh cần làm bộ ấn phẩm nhận diện? Nhắn Zalo 0982.824.566 kèm logo và quy mô phòng, Phương Đông tư vấn hạng mục nào nên làm trước và lên maket để bạn duyệt.
