Chín giờ tối mới nhận được file cuối, tám giờ sáng mai đã phải nộp. Hồ sơ thầu đóng dở thì phát hiện thiếu một mục. Tài liệu hội nghị in xong mới thấy sai tên đại biểu. Ai từng rơi vào những tình huống này đều hiểu cảm giác gọi khắp nơi mà chỗ nào cũng báo mai mới làm. Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm xử lý những đơn hàng như vậy, và nói rõ trường hợp nào chúng tôi nhận làm ngoài giờ.
Vì sao hàng gấp thường bị từ chối?
Không phải nhà in nào cũng ngại việc. Vấn đề là làm đêm cần người trực, cần máy sẵn sàng và cần người biết xử lý khi có sự cố lúc không ai hỗ trợ. Nhiều nơi hết giờ hành chính là đóng cửa, nên đơn gấp buổi tối gần như không có chỗ nhận. Ở Phương Đông, khi có đơn thực sự cần kíp, anh em vẫn ở lại làm đến mười một giờ đêm, có hôm đến sáng để kịp giao. Đây không phải chuyện làm màu — đó là cách chúng tôi giữ khách suốt nhiều năm ở Hạ Long.
Đơn gấp vẫn phải làm cẩn thận, vì làm nhanh mà sai thì coi như không kịp.
Nói thật về việc nhận hàng ngoài giờ
Giờ làm việc chính thức của chúng tôi là 7h30 đến 17h00, từ thứ Hai đến thứ Bảy. Ngoài khung này, kể cả Chủ nhật, chúng tôi vẫn nhận nếu đơn hàng thực sự quan trọng và đủ khối lượng để bố trí người làm. Nói thẳng cho bạn dễ hình dung: một hồ sơ thầu nhiều bộ phải nộp sáng mai thì chúng tôi sắp người làm; nhưng vài bản photo lẻ thì nên chờ giờ hành chính, vì mở xưởng ngoài giờ cho đơn quá nhỏ là không hợp lý cho cả hai bên. Cách tốt nhất là gọi trước để chúng tôi xác nhận, thay vì đến nơi rồi mới biết.
Kiểu đóng nào cứu được đơn gấp?
Khi thời gian tính bằng giờ, chọn kiểu đóng quyết định việc kịp hay không kịp. Đóng ghim kèm băng dính xi và lò xo nhựa là hai kiểu nhanh nhất, làm được số lượng trong đêm. Gáy xoắn cũng nhanh và nhìn gọn gàng. Ngược lại, keo gáy và bìa cứng thì không nên chọn khi gấp: bìa cứng phải keo hoặc khâu, một quyển đã mất khoảng nửa ngày, nhiều quyển phải tính bằng ngày. Nếu bắt buộc dùng bìa cứng, hãy đặt sớm chứ đừng để sát hạn.
Kịp giờ nộp là điều duy nhất quan trọng với một đơn hàng gấp.
Bốn việc nên làm ngay khi biết mình sắp gấp
Một, gọi báo sớm dù file chưa xong. Chỉ cần biết đầu việc và mốc giờ, chúng tôi đã sắp lịch và chuẩn bị vật tư trước, đến khi có file là chạy ngay. Hai, xuất file PDF. File Word gửi lúc nửa đêm mà lỗi font thì mất thêm thời gian xử lý, trong khi lúc đó từng phút đều quý. Ba, chốt số lượng và đặt dư vài bộ. Thiếu bộ vào phút chót còn cuống hơn là dư. Bốn, chấp nhận kiểu đóng nhanh. Một quyển lò xo nhựa gọn gàng nộp đúng giờ vẫn hơn một quyển bìa cứng đẹp mà muộn hạn.
Những loại việc gấp chúng tôi hay gặp
Phổ biến nhất là hồ sơ thầu và tài liệu đóng quyển phải nộp sáng hôm sau; tài liệu cuộc họp, hội nghị chốt nội dung sát ngày; luận văn, đồ án bảo vệ gấp; rồi các đơn in nhanh như tờ rơi cho chương trình khai trương, card visit cần gấp cho chuyến công tác. Mỗi loại có cách xử lý riêng, nhưng điểm chung là báo càng sớm càng dễ kịp.
Câu hỏi thường gặp
Có nhận in ngoài giờ hành chính không?
Có, với những đơn thực sự cần kíp và đủ khối lượng để bố trí người làm. Bạn gọi trước để chúng tôi xác nhận và sắp lịch.
Chủ nhật có làm không?
Chủ nhật là ngày nghỉ theo lịch, nhưng đơn quan trọng vẫn có thể nhận nếu bạn liên hệ trước. Đơn quá ít thì nên chờ ngày làm việc.
Gấp thì chất lượng có bị ẩu không?
Không. Đơn gấp vẫn kiểm tra file trước khi in và rà thành phẩm trước khi giao, vì làm nhanh mà sai thì coi như không kịp.
Xem đầy đủ các hạng mục làm nhanh và mốc thời gian từng loại tại bài in tài liệu lấy ngay tại Hạ Long.
Đang có việc cần in gấp tại Hạ Long, Quảng Ninh? Gọi hoặc nhắn Zalo 0982.824.566 ngay khi biết mốc giờ phải có hàng, Phương Đông sẽ báo bạn phương án kịp nhất.
